Kassensicherungs-Verordnung: Das müssen Sie wissen

Das Gesetz zur Kassensicherungsverordnung (KassensichV) tritt offiziell mit 01.01.2020 in Kraft. Wir erklären Ihnen, auf was Sie unbedingt achten müssen und was es mit der Nichtbeanstandungsregelung sowie mit terminlichen Ausnahmen auf sich hat. Außerdem erfahren Sie, bis zu welchem Termin Ihre Kasse unbedingt mit der TSE ausgestattet sein muss!

Bereits in vielen Ländern Europas wurden Regelungen zur Manipulationssicherung von Registrierkassen (auch Fiskalisierung genannt) eingeführt. Das Gesetz, betreffend der Speicherung von Umsatzdaten dient dem Schutz vor Manipulationen an Registrierkassen und soll somit Steuerhinterziehung verhindern. Durch das Gesetz ist die Entfernung und die Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen nicht mehr möglich.

Die Regelung betreffend elektronischer Aufzeichnungssysteme ist in Europa bereits weit verbreitet. Leider gibt es jedoch europaweit bezüglich den Anforderungen und der Umsetzung keine einheitlichen Standards.  In Österreich trat beispielsweise 2017 die sogenannte Registrierkassenpflicht in Kraft. Nun ist Deutschland eines der letzten Länder, welches ebenso die Fiskalisierung einführt.

Das bedeutet, dass bis spätestens zum 30.09.2020 in Deutschland die Registrierkasse für die neue Verordnung fit gemacht sein muss. Hierfür ist es notwendig die Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. In der Hotellerie und Gastronomie sind alle Nutzer von digitalen Kassensystemen und Registrierkassen davon betroffen.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die zertifizierte Sicherheitseinrichtung dient zur Sicherstellung der Speicherung der digitalen Umsatzdaten und schützt somit vor Manipulationen. Bei jeder durchgeführten Transaktion werden die zugehörigen Daten unmittelbar an die technische Sicherheitseinrichtung übermittelt. Dies garantiert, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr unbemerkt bearbeitet oder gar entfernt werden können. Im Detail besteht die TSE aus drei Komponenten: dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der digitalen Schnittstelle. Diese drei Bestandteile sorgen für die Unveränderbarkeit und die gesetzlich ordnungsgemäße Speicherung der Daten sowie die reibungslose Kommunikation zwischen Registrierkasse und Finanzamt. Keine Angst, dies bedeutet nicht, dass Fehler nicht mehr korrigiert werden können. Wichtig ist lediglich, dass Änderungen zeitnah und für das Finanzamt nachvollziehbar vorgenommen werden.

Verfügbar ist die TSE entweder als Hardware, in Form eines USB Sticks bzw. einer SD Karte oder auch als digitale Cloud Lösung. Voraussetzung ist, dass die TSE für den Abschluss jeder Transaktion erreichbar ist. Bis dato (November 2019) ist die Absicherung über das Internet ohne Hardware Sicherheitselement vor Ort seitens der BSI noch nicht zertifiziert, dies soll jedoch bald der Fall sein. Informieren Sie sich am besten direkt bei Ihrem Kassenanbieter über Ihre Optionen.

Was heißt dies nun konkret für Hoteliers?

Grundsätzlich sind alle Nutzer von elektronischen Kassensystemen und Registrierkassen dazu verpflichtet, ihre Geräte mit einer TSE auszustatten. Da die Entwicklung dieser technischen Sicherheitseinrichtung nicht in den Händen des Hoteliers liegt, muss der Kassenanbieter konsultiert werden. Kann der Kassenhersteller nicht garantieren, dass die Kasse fristgerecht mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden kann, so sind Sie dafür verantwortlich, für Ersatz zu sorgen. Es gibt hierfür jedoch terminlich noch einige Sonderregelungen, lesen Sie mehr dazu im Absatz “Fristen”.

Belegausgabepflicht

Neben der Auflage zur Ausstattung der Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung tritt auch die Belegausgabepflicht mit 01.01.2020 in Kraft. Auch hierfür ist der Grund, Manipulationen einzudämmen und daraus resultierend Steuerhinterziehung und Schwarzgeld zu vermeiden. Dies bedeutet nun, dass für jede Bartransaktion mit einer Registrierkasse oder einem digitalen Kassensystem ein Kundenbeleg inkl. aufgedrucktem Code von der TSE generiert werden muss. Der Beleg muss vom Kunde nicht zwingend mitgenommen werden. Die Übermittlung kann auch in digitaler Form per E-Mail erfolgen. Unter gewissen Umständen ist es in Einzelfällen zudem möglich, eine Befreiung zur Belegausgabepflicht zur beantragen, informieren Sie sich hierfür rechtzeitig bei Ihrem zuständigen Finanzamt.

Kassenmeldepflicht

Auch die Kassenmeldepflicht wird mit 01.01.2020 gültig. Hierbei muss dem Finanzamt genau mitgeteilt werden, mit wie vielen und welchen Kassen im Betrieb gearbeitet wird. Wird beispielsweise eine neue Kasse in Betrieb genommen oder die Anzahl der Kassen reduziert, muss diese Information innerhalb eines Monats nach Anschaffung an das Finanzamt übermittelt werden.

Fristen

Offiziell tritt die Kassensicherungsverordnung nach § 146a Abgabenordnung (AO) mit 01. Januar 2020 in Kraft. Mit 06. November 2019 hat jedoch das Bundesfinanzministerium verkündet, dass elektronische Kassensysteme, welche bis zum 30. September 2020 nicht über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, nicht geahndet werden. Somit haben Sie als Hotelier nun noch bis spätestens Ende September 2020 Zeit um sicherzustellen, dass Ihre Registrierkassen gesetzeskonform mit der TSE ausgestattet sind. Das heißt jedoch nicht, dass Sie sich zurücklehnen und abwarten sollten. Informieren Sie sich unbedingt jetzt über die notwendigen Anpassungen bei Ihrem Kassenhersteller. 

Hier geht es zum kompletten Schreiben der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesfinanzministeriums. 

Eine tatsächliche Sonderausnahme besteht, wenn die Kasse aus technischen oder baulichen Gründen keine fristgerechte Anpassung ermöglicht. In diese Ausnahme fallen alle Kassen, die zwischen 25. November 2010 und 01. Januar 2020 angeschafft wurden und die Regelungen des Finanzamts von 2010 vollständig erfüllen. Bietet die angesprochene Kasse aufgrund ihrer Bauart nicht die Möglichkeit einer Anpassung gemäß der KassenSichV, wird eine Nutzung bis spätestens zum 31. Dezember 2022 gewährt, um sich eine neue regelkonforme Kasse anzuschaffen. Die korrekte Umsetzung der neuen Regelung wird strengstens kontrolliert und bei Verstoß mit einer Geldstrafe von bis zu € 25.000 geahndet.

Sie können nicht sagen, ob Ihre Kasse bis zur Frist regelkonform angepasst sein wird?
Dann informieren Sie sich umgehend bei Ihrem Kassenhersteller und lassen Sie sich schriftlich versichern, wenn die Kasse aus bautechnischen Gründen nicht angepasst werden kann. In diesem Fall müssen Sie sich nach einer neuen Kasse umsehen.  

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