Wissen statt Raten: So navigieren Sie Ihr Hotel mit Daten-Power durch den Winter 2025/26

Die Hotellerie bleibt ein volatiles Feld. Nach einem Sommer 2025, der von Unberechenbarkeit geprägt war, steht die Branche vor einem Winter, der strategische Finesse erfordert. Steigende Kosten, eine veränderte Preissensibilität der Gäste und ein sich ständig wandelndes Marktumfeld machen datengestützte Entscheidungen wichtiger denn je.

In unserem jüngsten Anwender-Webinar trafen sich Anton von Verschuer (RateBoard) und der Branchenexperte Stefan Brida (Kohl > Partner), um genau diese Herausforderungen zu beleuchten. Basierend auf den Learnings der Vergangenheit tauchten sie tief in die Welt der Kennzahlen, KPIs und der strategischen Automatisierung ein.

Dieser Artikel fasst die wichtigsten Erkenntnisse für Hotelmanager und Revenue Manager zusammen und liefert Ihnen einen klaren Fahrplan, wie Sie Automatisierung und Echtzeit-Benchmarking nutzen können, um in der kommenden Wintersaison nicht nur zu bestehen, sondern zu brillieren.

3 Learnings aus dem Sommer 2025

Bevor wir in die Zukunft blicken, lohnt sich ein Blick zurück. Stefan Brida eröffnete das Webinar mit einer Analyse der vergangenen Saison, die drei zentrale Erkenntnisse offenbarte:

1. Die Inflation bleibt spürbar: Auch wenn die Inflationsrate offiziell rückläufig sein mag, sind die Auswirkungen im Einkauf massiv. Ob bei Wareneinsätzen wie Lebensmitteln und Getränken (speziell Kaffee und Tee) oder bei den Lohnkosten durch Tarifanpassungen und der Kostendruck steigt.
2. Die neue Preissensibilität: Gäste sind zwar durchaus bereit, höhere Preise zu akzeptieren. Stefan Brida warnte jedoch: "Das Qualitätsbewusstsein nimmt einfach extrem zu". Diese Schere von höheren Preisen bei gleichzeitig steigenden Erwartungen macht die Balance für Hoteliers extrem schwierig
3. Das Gebot der Stunde: Anpassungsfähigkeit: Für Brida war dies der wichtigste Punkt. Die Unberechenbarkeit bleibt. Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf ein volatiles Marktumfeld und unvorhergesehene Ereignisse – wie das Wetter – zu reagieren, ist der entscheidende Erfolgsfaktor.

Automatisierung als Antwort: Der Status Quo der Branche 

Diese geforderte Anpassungsfähigkeit ist manuell kaum noch zu bewältigen. Hier kommt die Technologie ins Spiel. Anton von RateBoard präsentierte spannende Einblicke in den aktuellen Stand der Hotel-Technologie.

Eine Umfrage des ÖHV in diesem Sommer ergab, dass bereits 45 % der befragten Betriebe RateBoard nutzen. Gleichzeitig gibt es aber noch viele, die diesen Schritt manuell bewältigen.

Dabei liegt gerade in den Daten ein wahrer Schatz. RateBoard, das mittlerweile bei 1.400 Hoteliers im Einsatz ist, kann durch anonymisierte Auswertungen dieser Daten detaillierte Markttrends ablesen. Diese zeigen, wie unterschiedlich sich Destinationen entwickeln:

Ziel muss es sein, so Anton, diese Daten zu nutzen, um "mit datengestützten Entscheidungen eben helfen zu können, dass die Betriebe sich da zukunftssicher aufstellen können".

In 3 Schritten zur automatisierten Preisstrategie

Für Hoteliers, die vielleicht noch nicht mit einem vollautomatisierten System arbeiten, skizzierte Anton einen einfachen 3-Schritte-Plan. Dieser Prozess stammt aus der Denkweise der Ferienhotellerie und bildet die logische Grundlage für jede dynamische Preisgestaltung.

Die Basis ist ein vernetztes Ökosystem: Das Revenue Management System (RMS) ist an das PMS (Hotelsystem) angeknüpft und sammelt alle wesentlichen Daten: Vergangenheitswerte, zukünftige Buchungslage, Veranstaltungen, Bewertungen, Ferienzeiten und die Marktnachfrage (z.B. über OTAs).

Daraus ergeben sich diese drei Schritte:

• Schritt 1: Saisonzeiten definieren. Der erste Schritt ist die Einteilung des Jahres in die klassischen Hoch- und Nebensaisonzeiten. Dies kann sich tageweise anpassen und hilft dem System, den fundamentalen Rhythmus Ihres Hauses und Ihrer Destination zu verstehen.

• Schritt 2: Preisbänder festlegen. Auf jede dieser Saisonzeiten wird ein Preisband gelegt – ein definierter Von-Bis-Preis. Wichtig ist hier, realistisch zu bleiben. Anton betonte, dies solle eine "Logik sein, die auch für eure Stammgäste funktioniert", keine absurde Spanne von 100 bis 1.000 Euro.

• Schritt 3: Das Monitoring automatisieren. Hier beginnt die eigentliche "Fleißarbeit": die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Preise. Genau dieser Teil lässt sich heute hervorragend automatisieren. Anton fragte rhetorisch: "Wenn da im Januar, Februar jetzt Zimmer gebucht werden. Seien wir uns ehrlich. Wer schaut da wirklich jeden Tag rein?".

Der Game Changer für den Winter: Dynamik durch "Wenn-Dann"-Logik

Die wahre Stärke der Automatisierung liegt in der Reaktion auf kurzfristige Impulsgeber. Für die Wintersaison ist der offensichtlichste Faktor das Wetter. Hier kommt das Rule-Based Pricing (regelbasierte Preisgestaltung) ins Spiel, das auf einer klaren "Wenn-Dann"-Logik basiert. Anton nannte ein praxisnahes Beispiel für schneeabhängige Destinationen:

Der Nutzen liegt auf der Hand: Das System reagiert automatisch auf den Nachfrageimpuls. Sie müssen nicht morgens aufwachen, den Wetterbericht sehen und feststellen: "Verdammt. Jetzt sind die 20 Zimmer weggebucht und sind aber immer noch auf dem niedrigen Preis". Es geht darum, so Antons Credo, "zu wissen, anstatt zu raten". Am Ende des Webinars bekräftigte er dies als seinen Top-Tipp für den Winter: "Verknüpft euer Pricing mit den Wettervorhersagen. [...] Das ist ein absoluter Game Changer, der über das Wohl und Wehe eines Winters entscheiden kann".

KPIs und Echtzeit-Benchmarking: Führen mit Zahlen

Datengetriebenes Arbeiten endet nicht beim Pricing. Ein weiterer Schwerpunkt des Webinars lag auf Kennzahlen (KPIs) und modernem Benchmarking.

KPIs als Führungsinstrument

Stefan Brida, von Anton als "Mister Benchmark" vorgestellt, betonte die Wichtigkeit, Kennzahlen tief im Betrieb zu verankern. Sein Ansatz: Abteilungsleiter aktiv einzubinden und ihnen Ziele zu geben. Als Antwort auf eine Teilnehmerfrage verriet Stefan Brida, dass Kohl > Partner Power BI nutzt. Der Clou: Jeder Abteilungsleiter sieht nur seine eigenen, relevanten Zahlen. "Man spürt schon, vor allem die junge Abteilungsleitergeneration, die schätzen das", so Brida. "Ihnen taugt der Salat, ein bisschen Gespür für die eigenen Zahlen zu bekommen, und die sehen sich dann halt als Teil des Gesamtunternehmens".

Echtzeit-Benchmarking: Der "Oma-Trick" 2.0

Anton griff den Faden auf und übertrug ihn auf das externe Benchmarking. Wir leben in einem Zeitalter, in dem Live-Daten in Echtzeit ausgewertet werden können. Das RateBoard Benchmarking-Tool, das seit Juli verfügbar ist, setzt genau hier an. Der Grundsatz ist einfach: "Je früher wir auf Trends und Entwicklungen reagieren können, desto eher können wir natürlich auch als Unternehmer profitieren". Anton verglich dies mit dem alten, analogen Benchmarking: "Wie die Oma auf dem Parkplatz vom Nachbarn fährt, die Autos zählt, und das ist quasi [...] ja auch eine Art von Live-Benchmarking".

Modernes, anonymisiertes Benchmarking geht drei Schritte weiter:

1. Identität: Vergleichen Sie sich nicht mit jedem, sondern nur mit relevanten Betrieben. Filtern Sie nach Ihrer Identität wie Gourmet, Natur, City-Trip oder Kinderhotel.
2. Lokalisierung: Brechen Sie den Vergleich auf Ihre unmittelbare Umgebung herunter vom Bundesland bis hin zur Postleitzahl.
3. Timing & Kampagnen: Das Tool ermöglicht die Auswertung von Pickups und Stornierungen in Echtzeit. Dies ist entscheidend für die "perfekte Kampagne". Anton zitierte eine Branchenregel: "Die perfekte Kampagne ist 70% Timing, 20% der richtige Empfänger und 10% die richtige Nachricht". Wenn der Erfolg also primär vom Timing abhängt, benötigen Sie Echtzeitdaten, um den perfekten Zeitpunkt für den Versand zu identifizieren.

Der entscheidende Vorteil gegenüber klassischen Tourismusstatistiken: Sie sehen nicht erst zwei Monate später das Endergebnis, sondern können den "Weg dahin" live verfolgen. Für Anton ist dieses "Echtzeit-Performance-Benchmarking das Thema, was für Unternehmerinnen einen Riesenunterschied machen kann".

Exkurs: Wie RateBoard OTA-Daten nutzt

Eine Publikumsfrage zielte auf die Integration von OTA-Daten (z.B. Booking.com) ab. Antons Antwort war ein "Jein". Er begründet dies mit:

• Ja: Für das tägliche Pricing-Monitoring wird der Wettbewerb von Booking.com gescreent. Die Begründung: Reisende recherchieren dort, weshalb diese Preise die "höchste Sichtbarkeit" haben und den "sinnvollsten Benchmark beim Pricing" darstellen.
• Ja: Die aggregierte Nachfrage in den OTAs für eine Destination wird ebenfalls gemonitort, um allgemeine Markttrends zu erfassen.
• Nein: Das strategische Benchmarking (Auslastung, ADR) basiert nicht auf OTA-Daten, sondern auf den echten, anonymisierten Daten, um einen präzisen Vergleich von Betrieb zu Betrieb zu gewährleisten.